Comment optimiser les signalements de phishing sans inonder la boîte mail de votre équipe de sécurité

Sur le principe, gérer des signalements de phishing, cela semble simple… mais lorsqu’il faut les déployer à l’échelle de toute l’entreprise, c’est une autre histoire

Les collaborateurs ont besoin d’un moyen clair et simple pour signaler les e-mails suspects. Les équipes de sécurité ont besoin que ces signalements leur parviennent avec suffisamment de contexte pour qu’ils puissent les trier efficacement. Si, d’un côté ou de l’autre, la procédure à suivre n’est pas claire, les signalements deviennent incohérents : certaines menaces ne sont pas signalées, certains messages inoffensifs font beaucoup de bruit pour rien et certains cas réellement urgents parviennent à l’équipe de sécurité sans les détails nécessaires pour lui permettre d’agir rapidement.

Pour les responsables de la sécurité, le défi consiste à faire en sorte que les signalements soient simples à envoyer pour les collaborateurs et utiles pour l’équipe qui les examine. C’est sur ce second point que de nombreux programmes rencontrent des difficultés.

Le bouton d’alerte phishing de SoSafe permet aux collaborateurs de signaler rapidement les e-mails suspects, directement depuis leur boîte de réception. De leur côté, les équipes de sécurité reçoivent ces signalements avec des informations plus utiles : qui est à l’origine du signalement, comment les utilisateurs ont interagi avec les menaces potentielles et à quel niveau il peut être nécessaire de mettre en place un suivi.

Le signalement est aussi directement lié à la pratique et à un besoin de feedback. Avec les simulations de phishing de SoSafe, les collaborateurs peuvent s’entraîner à repérer les messages suspects, les signaler avec le bouton d’alerte phishing, recevoir un feedback immédiat et tirer des leçons de leurs interactions avec des messages à risque grâce à de courtes pages pédagogiques.

Voici comment bien l’utiliser.

Étape 1 : Supprimer les frictions au moment du signalement

La plupart des collaborateurs sont de bonne volonté lorsqu’il s’agit de signaler les e-mails suspects. Le blocage survient généralement dans le laps de temps entre le moment où ils remarquent quelque chose de bizarre et celui où ils décident de la marche à suivre.

Si la procédure de signalement nécessite d’ouvrir des écrans supplémentaires, vos collaborateurs risquent de s’arrêter sur leur lancée. S’ils doivent quitter leur boîte de réception, ils décideront probablement de s’en occuper plus tard. Si la première option qu’ils auraient choisie semble trop technique, ils peuvent hésiter car ils ne sont pas sûrs de ce qui se passera après avoir cliqué.

Le bouton d’alerte phishing de SoSafe est conçu pour simplifier la marche à suivre dans ce moment critique. Les collaborateurs peuvent signaler un e-mail suspect directement depuis leur boîte de réception. La nouvelle procédure les redirige directement vers une page où ils doivent indiquer les raisons du signalement. Ils n’ont alors plus qu’à sélectionner la réponse qui correspond le mieux à ce qu’ils ont remarqué ou fait, et à envoyer leur signalement.

Pour les équipes de sécurité, ce système résout les problèmes d’adoption. Plus le parcours est simple, plus il est probable que les collaborateurs signalent les e-mails suspects alors que le contexte est encore frais.

Étape 2 : Demander ce qui s’est passé en utilisant un langage simple

Les collaborateurs ne devraient pas avoir à décider si quelque chose constitue un incident avant de le signaler.

Le seul mot d’incident peut évoquer un événement grave et faire hésiter les gens, notamment s’ils ont cliqué sur un lien ou ouvert une pièce jointe et s’ils ne savent pas ce qui va se passer ensuite.

SoSafe soulage les collaborateurs de cette pression en les laissant décrire ce qu’ils ont fait. Ils peuvent indiquer s’ils ont cliqué sur un lien, ouvert une pièce jointe, répondu, saisi des données personnelles ou interagi avec le message d’une quelque autre manière.

L’équipe de sécurité a ainsi davantage de contexte pour trier l’événement. Un e-mail signalé avec lequel il n’y a pas eu d’interaction ne nécessite pas la même réponse différente qu’une tentative de phishing où des identifiants ont été saisis.

Le collaborateur communique les faits. L’équipe de sécurité décide des mesures à prendre.

Étape 3 : Utiliser les indices pour vérifier les détails visibles de l’e-mail

Les conseils en matière de phishing sont plus efficaces lorsqu’ils orientent les collaborateurs vers des points spécifiques.

S’ils reçoivent trop de messages étiquetés comme étant « à risque », les gens peuvent cesser de les contrôler et commencer à se comporter de façon réactive. Ils sont alors susceptibles de signaler le message uniquement pour supprimer l’avertissement, mettant l’équipe de sécurité inutilement en alerte. C’est contre-productif par rapport aux habitudes que vous cherchez à développer.

SoSafe génère des indices qui guident les collaborateurs à travers les détails visibles de l’e-mail. L’un de ces indices peut, par exemple, leur demander de vérifier si l’adresse e-mail de réponse est la même que celle de l’expéditeur. D’autres indices attireront l’attention sur les liens, les pièces jointes ou les informations relatives à l’expéditeur.

Ils aident ainsi les collaborateurs à inspecter l’e-mail avant de le signaler. Le signalement sera, de ce fait, plus utile car il est basé sur l’observation de points spécifiques, et non sur le sentiment général qu’il y a quelque chose d’anormal.

Étape 4 : Utiliser des indices fournis par l’IA pour inspecter le message en lui-même

Certains e-mails de phishing passent le premier contrôle visuel.

L’expéditeur peut sembler familier. La pièce jointe paraît conforme à ce qu’on pourrait attendre. Le problème se situe souvent dans le corps du message : urgence, pression, formulation inhabituelle, demande d’identifiants ou instruction qui contourne le processus habituel.

Lorsque les indices augmentés à l’IA sont activés, SoSafe aide les collaborateurs à passer au peigne fin ces contenus. Les indices augmentés à l’IA peuvent mettre en évidence d’éventuelles techniques malveillantes dans la formulation ou les demandes qui sont faites, tout en laissant le collaborateur décider de ce qu’il convient de faire.

Les équipes de sécurité disposent ainsi d’informations de meilleures qualités. Le collaborateur ne se contente pas de signaler qu’un e-mail semble suspect. L’IA les guide et les amène à se demander pourquoi la demande formulée dans le message peut présenter un risque.

Étape 5 : Considérer chaque signalement comme une donnée comportementale

Le bouton d’alerte phishing fait plus que collecter des e-mails suspects. Il aide les équipes de sécurité à comprendre comment les collaborateurs réagissent lorsque quelque chose leur semble anormal.

Elles peuvent ainsi voir qui signale, à quelle vitesse, et si le signalement intervient avant ou après une éventuelle interaction avec le message. Cette procédure de signalement leur permet aussi d’identifier des schémas comportementaux au niveau des équipes. Certains services, par exemple, n’envoient que rarement des signalements. D’autres signalent presque tout. Ces deux schémas sont utiles.

Plusieurs indicateurs sont utilisés pour évaluer les signalements de phishing : le taux d’interaction, le taux de clic, le taux de signalement des incidents et le délai de signalement. Ils permettent de voir si les collaborateurs repèrent les messages suspects suffisamment tôt, s’ils les signalent systématiquement et s’ils progressent au fil du temps.

Utilisez ces informations pour ajuster votre programme de sensibilisation. Si une équipe signale tardivement, lancez une simulation ciblée. Si les faux positifs augmentent, vérifiez si les prompts ne sont pas trop alarmants. Si les gens signalent souvent après avoir cliqué sur le message, intégrez le coaching plus tôt dans le parcours.

Votre boîte de réception dédiée aux simulations de phishing ne doit pas seulement montrer que le volume augmente. Elle doit mettre en lumière les points sur lesquels les collaborateurs se sentent en confiance, ceux où ils hésitent et ceux où ils ont besoin d’un accompagnement plus précis.

Lorsque vous installez le bouton d’alerte phishing au sein de votre entreprise, restez le plus simple possible dans le message que vous faites passer aux collaborateurs :

« Si un e-mail vous semble suspect, signalez-le avec le bouton d’alerte phishing. »

De cette manière, les gens n’ont qu’une instruction claire à retenir. Vous pourrez ajouter des détails ultérieurement par le biais de simulations, de pages pédagogiques, de rappels envoyés aux managers et de communications de l’équipe de sécurité.

Pour les équipes de sécurité, le déploiement doit se concentrer sur trois points :

• Parcours du signalement : assurez-vous que les collaborateurs savent où se trouve le bouton et quand l’utiliser.

• Raisons du signalement : expliquez-leur qu’ils doivent simplement décrire ce qu’ils ont remarqué ou fait.

• Feedback : montrez aux collaborateurs que leurs signalements permettent à l’entreprise d’apprendre et de réagir plus rapidement.

Lorsque vous installez ce nouvel outil dans votre environnement, présentez clairement à vos collaborateurs les changements qu’il apporte dans leur quotidien : moins d’étapes dans la procédure, plus de clarté dans la formulation des raisons de signalement, des indices et indices augmentés (lorsqu’ils sont activés) plus neutres. Pour les équipes internationales, une assistance linguistique optimisée facilite également l’utilisation de l’outil dans tous les pays.

Un bon déploiement ne se contente pas d’augmenter le nombre de signalements : il aide les collaborateurs à prendre confiance en eux sur le moment et fournit des informations plus claires aux équipes de sécurité pour leur permettre d’agir.