Führungskräfte und die Illusion der Kontrolle über KI im Arbeitsalltag

Künstliche Intelligenz hat längst den Weg in unseren Arbeitsalltag gefunden – oft unbemerkt von denen, die sie eigentlich steuern sollten. Mitarbeitende lassen sich von Chatbots beim Schreiben helfen, nutzen KI, um Daten auszuwerten, oder generieren mit wenigen Klicks kreative Ideen. Diese Werkzeuge steigern Produktivität, bergen aber auch Risiken – insbesondere, wenn sie ohne klare Richtlinien oder Verständnis eingesetzt werden.

Während Führungskräfte über Strategien, Compliance und Budgets beraten, passiert die KI-Nutzung längst im Stillen. Laut dem Bayerischen Forschungsinstitut für Digitale Transformation kennen über 80 % der Beschäftigten in Deutschland generative KI-Tools, ein Drittel nutzt sie bereits regelmäßig. Doch viele Vorgesetzte unterschätzen, wie tief KI schon in Alltagsprozesse eingebettet ist. Die Kluft zwischen Wahrnehmung und Realität wächst täglich.Für Führungskräfte ist das ein ungewohntes Gefühl. Jahrzehntelang galt Kontrolle als Synonym für Sicherheit – heute bedeutet Kontrolle, Unsicherheit zuzulassen und durch Wissen zu kompensieren. In einer Welt, in der wöchentlich neue KI-Tools erscheinen, braucht es keine Verbote, sondern Verständnis. AI Literacy – das Wissen um Funktionsweise, Risiken und Grenzen künstlicher Intelligenz – ist zur Basisdisziplin geworden.

Was SoSafe von CISOs gelernt hat

In Gesprächen mit CISOs, Datenschutzbeauftragten und Security-Leads sammelte SoSafe zahlreiche Erkenntnisse. Fast alle bestätigen: Mitarbeitende experimentieren mit KI, oft gut gemeint – aber ohne Bewusstsein für Datenflüsse oder Haftungsrisiken. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im fehlenden Willen, sondern in der fehlenden Orientierung.

Typische Denkfehler im Führungsalltag

Diese Gespräche offenbaren dabei ein wiederkehrendes Muster: Viele Missverständnisse entstehen nicht durch fehlende Kompetenz, sondern durch falsche Annahmen darüber, wie KI tatsächlich genutzt wird – und welche Verantwortung Führung dabei trägt.

• „Wir haben alles im Griff“: Führungskräfte glauben, KI werde „gelegentlich wie Google“ genutzt, ohne zu wissen, dass generative Modelle Eingaben speichern oder für Trainingszwecke verwenden.
• „Wir müssen erst Expert:innen werden“: Viele denken, KI-Kompetenz erfordere tiefes technisches Wissen. Tatsächlich genügt ein Grundverständnis, um Fehleinschätzungen zu vermeiden.
• „Das ist Sache der IT“: KI ist längst kein reines Technikthema mehr. Der Umgang damit betrifft Datenschutz, Personalentwicklung und Unternehmenskultur.
• „Compliance reicht“: Die EU-KI-Verordnung wird als Formalie behandelt, nicht als Bildungsanstoß für Belegschaften.

Laut Microsoft Work Trend Index (Deutschland) wurden nur 39 % der Beschäftigten zu generativer KI geschult. Viele Organisationen konzentrieren sich auf Kontrolle durch Policies – doch echte Sicherheit entsteht erst durch Wissen.

Gespräche mit Sicherheitsverantwortlichen zeigen, dass sich viele Führungskräfte von der Geschwindigkeit der KI-Entwicklung überfordert fühlen. Diese Unsicherheit führt oft zu zwei Extremen: übermäßiger Kontrolle oder völliger Passivität. Beide sind riskant. Gute Führung erkennt: Unwissen ist kein Versagen, sondern ein Lernanstoß.Ein CISO eines großen Industrieunternehmens schilderte SoSafe, wie sein Team nach ersten Sicherheitsbedenken sämtliche KI-Tools sperrte – bis der Innovationsstau so groß wurde, dass sie umdenken mussten. Heute setzt das Unternehmen auf kontrollierte Nutzung: geschlossene KI-Systeme, kombiniert mit Awareness-Trainings und Freiraum zum Ausprobieren. Das Ergebnis: höhere Produktivität bei messbar weniger Datenschutzvorfällen.

Der Status quo von KI am Arbeitsplatz

Der technologische Wandel passiert schneller, als Richtlinien entstehen können. Laut BCG nutzen 67 % der deutschen Beschäftigten regelmäßig generative KI, aber nur 36 % fühlen sich vorbereitet.

Microsoft zeigt: 75 % der Wissensarbeitenden weltweit verwenden bereits KI-Tools, während nur 25 % der Unternehmen Schulungen anbieten (Englisch). Über die Hälfte nennt Cybersecurity, Intransparenz und Datenschutz als größte Bedenken. Das Problem: Je mehr Unsicherheit herrscht, desto größer wird die Schattennutzung.

KI kann Mitarbeitende entlasten, Routineaufgaben automatisieren und Wissen demokratisieren. Doch ohne Leitplanken entstehen Fehlerketten – vom unbedachten Datenupload bis zu Halluzinationen in KI-Ausgaben. 78 % der Unternehmen zeigen laut Microsoft 2024 bereits Anzeichen unautorisierter KI-Nutzung (Englisch). Die Frage ist also nicht, ob KI eingesetzt wird, sondern wie.

Die Lösung liegt nicht in mehr Technologie, sondern in menschlicher Kompetenz. KI wird erst sicher, wenn Menschen sie verstehen. Genau hier setzt die Kombination aus Awareness-Training und kontinuierlichem Lernen an – Themen, die SoSafe seit Jahren erfolgreich vermittelt.

Was Führungskräfte nicht kontrollieren können

Selbst die strengste Sicherheitsrichtlinie verhindert nicht, dass Mitarbeitende KI nutzen. In einer Welt, in der Browser-Plugins mehr leisten als frühere Unternehmenssoftware, ist die Kontrolle durch Verbote illusorisch.

Schatten-KI und unbeabsichtigte Risiken

Doch selbst bei bester Absicht entziehen sich viele Risiken der direkten Kontrolle. Ein Blick auf aktuelle Studien zeigt, wie verbreitet unautorisierte KI-Nutzung und Fehlverhalten bereits sind.

• 78 % der KI-Anwendenden bringen eigene, nicht genehmigte Tools mit 
• 38 % geben an, vertrauliche Daten in KI-Systeme eingegeben zu haben 
• KI-Modelle „halluzinieren“ laut Stanford HAI 2024 in bis zu 80 % der Fälle

Warum Kontrolle hier scheitert

Diese Dynamik zeigt: Wer KI-Nutzung verbietet, fördert lediglich die heimliche Anwendung. Kontrolle entsteht nicht durch Abschottung, sondern durch Aufklärung. Mitarbeitende müssen wissen, warum bestimmte Tools riskant sind und wie sichere Alternativen aussehen.

Organisationen, die Vertrauen schaffen, gewinnen Einblick in tatsächliche Nutzungsmuster. Transparente Kommunikation („Meldet eure Anwendungsfälle, wir wollen lernen!“) ermöglicht Monitoring ohne Misstrauen – ein entscheidender Schritt hin zu nachhaltiger Governance.

Was Führungskräfte kontrollieren müssen

Wenn eine direkte Kontrolle also unmöglich ist, stellt sich die Frage: Worauf können Führungskräfte eigentlich Einfluss nehmen? Die Antwort liegt weniger in Technik oder Richtlinien, sondern vor allem in Menschen und Kompetenzen.

AI Literacy als Führungsaufgabe

Führung heißt heute, Lernräume statt Kontrollräume zu schaffen. Vier zentrale Ansätze:

• Bewusstsein fördern: Schulungen zu Prompt-Design, Bias, Datenschutz und Faktenprüfung.
• Klare Leitplanken: Policies, die erklären, warum sie existieren – nicht nur, was verboten ist.
• Lernkultur etablieren: KI-Weiterbildung als festen Bestandteil von L&D verankern.
• Verantwortung teilen: Führungskräfte als Vorbilder und Multiplikatoren für sicheren KI-Einsatz befähigen.

Der Fahrplan zur AI Literacy

Damit dieses Wissen nicht abstrakt bleibt, brauchen Organisationen einen klaren und nachvollziehbaren Prozess. Der folgende Fahrplan zeigt, wie der Aufbau von AI Literacy strukturiert und nachhaltig gelingen kann:

1. Bestandsaufnahme: Wo wird KI bereits genutzt – bewusst oder unbewusst?
2. Bewertung: Welche Risiken entstehen durch Dateneingaben oder Toolwahl?
3. Schulung: Integration von KI-Trainings in bestehende Awareness-Programme.
4. Feedback-Schleifen: Regelmäßige Erhebung von Nutzung und Lernfortschritt.
5. Kontinuierliche Anpassung: Policies und Trainings regelmäßig aktualisieren.

Datengetriebene Steuerung

Nur 26 % der deutschen Unternehmen verfügen laut KPMG über eine ganzheitliche Trusted-AI-Strategie. Wer misst, kann steuern: Nutzungsanalysen, Risiko-Reviews und Qualifikationsmetriken ermöglichen adaptive Governance statt starrer Regeln.SoSafe unterstützt mit Security Awareness Training und dem AI Awareness Add-on: interaktive Lernmodule, realistische Szenarien und praktische Quick-Checks helfen, Risiken zu erkennen, ohne Innovationskraft zu hemmen. Kompetenz statt Angst – das ist der Schlüssel.

Kontrolle beginnt mit Verständnis

Die größte Illusion moderner Führung ist, KI ließe sich kontrollieren, ohne sie zu verstehen. Wissen ist die neue Sicherheitsarchitektur.

AI Literacy wird zur neuen „Cyber-Hygiene“. So wie Unternehmen einst den richtigen Umgang mit Passwörtern und Phishing trainierten, müssen sie Mitarbeitenden heute zeigen, Eingaben, Quellen und KI-Outputs zu prüfen. Wer das ernst nimmt, schafft Sicherheit und Effizienz.

Führung im KI-Zeitalter bedeutet, sichtbar, neugierig und lernbereit zu bleiben. Führungskräfte, die Bildung statt Verbote priorisieren, schaffen Vertrauen – und ebnen den Weg für eine Kultur, in der Technologie verstanden, nicht gefürchtet wird.

SoSafe begleitet Organisationen auf diesem Weg. Mit praxisnahen Lernformaten und datenbasierten Trainingsmodulen stärkt das Unternehmen die AI Literacy aller Mitarbeitenden – vom Praktikanten bis zum Vorstand. Das Ziel: ein Umfeld, in dem KI nicht zur Unsicherheitsquelle, sondern zum verantwortungsvoll eingesetzten Werkzeug wird.