IT-Kostensenkung mit Strategie: Ansätze für mehr Effizienz und weniger Risiko

IT-Kosten senken, ohne neue Risiken aufzubauen. Hier erfahren Sie, wie Sie finanzielle Spielräume schaffen und dabei operative Sicherheit gewährleisten.

Überblick: IT-Kostensenkung

• IT-Kostensenkung erfordert Strategie über alle zeitlichen Ebenen hinweg
• FinOps und ZBB schaffen kurzfristig Transparenz und Kostenkontrolle
• ABC und ITIL verbessern mittelfristig Prozesse und Kostenverantwortung
• TBM und Lean IT richten die IT langfristig effizient und wirkungsorientiert aus
• SoSafe senkt Sicherheitsrisiken und reduziert Response-Kosten messbar

Heute sparen, ohne morgen zu verlieren

Kosten senken – das klingt nach einer eindeutigen Maßnahme. In der Praxis aber ist es oft ein Balanceakt. Denn jede Kürzung birgt auch Risiken. Wenn wichtige Systeme zu früh abgeschaltet oder Prozesse vorschnell verschlankt werden, entstehen Lücken. Und diese kosten später oft mehr, als ursprünglich gespart wurde.

Deshalb lohnt es sich, strategisch zu planen. Nicht alles muss sofort geschehen. Einige Maßnahmen wirken direkt. Andere entfalten ihren Effekt erst nach Monaten oder Jahren. Wer heute überlegt vorgeht, kann finanzielle Spielräume schaffen und zugleich die Zukunftsfähigkeit der IT sichern.

In diesem Ratgeber zeigen wir, wie das konkret gelingt. Er bietet ein klares Gerüst: mit kurzfristigen Einsparungen, mittelfristigen Strukturmaßnahmen und langfristigen Weichenstellungen. Das Ziel ist nicht nur weniger Aufwand, sondern mehr Wirkung.

Strategien im Überblick

Kurzfristig: Transparenz schaffen, Potenziale heben

Kurzfristige Maßnahmen zur IT-Kostensenkung setzen dort an, wo sich heute noch ungenutzte Spielräume verbergen. Wer seine Ausgaben systematisch analysiert, erkennt schnell, wo sich ohne strukturelle Eingriffe IT-Kosten senken lassen. Zwei bewährte Ansätze kommen dafür infrage: Zero-Based Budgeting und FinOps. Unterstützt durch KI-basierte Tools lassen sich Einsparpotenziale zunehmend automatisiert identifizieren und sofort ausschöpfen.

Zero-Based Budgeting: Jede Ausgabe muss sich neu beweisen

Was ist Zero-Based Budgeting?
Zero-Based Budgeting bedeutet, dass alle IT-Ausgaben von Grund auf neu begründet werden müssen, und zwar unabhängig vom Vorjahresbudget. Nichts wird automatisch übernommen. Alles beginnt bei Null.

Warum hilft das?
Der Ansatz schafft maximale Transparenz und zwingt dazu, Kosten strukturiert zu hinterfragen. Schnell wird sichtbar, welche Leistungen wirklich notwendig sind und wo unbewusste Routinen unnötige Ausgaben verursachen. So lassen sich IT-Kosten reduzieren, ohne auf zentrale Funktionen verzichten zu müssen.

Wo erfahren Sie mehr?
Bei McKinsey wird Zero-Based Budgeting einfach erklärt.

FinOps: Cloud-Kosten aktiv steuern

Was ist FinOps?
FinOps beschreibt eine Arbeitsweise, bei der Cloud-Ausgaben aktiv gesteuert werden. Statt Kosten nur im Nachhinein zu prüfen, bringen Unternehmen ihre IT-, Finanz- und Fachbereiche an einen Tisch. So lassen sich Budgets gezielt planen – und besser auf den tatsächlichen Bedarf abstimmen.

Warum hilft das?
Cloud-Kosten laufen schnell aus dem Ruder, wenn niemand genau hinschaut. FinOps schafft die nötige Transparenz. Mit dem richtigen Setup lassen sich ungenutzte Dienste abschalten, Ressourcen effizienter zuweisen und typische Kostentreiber früh erkennen. Besonders bei KI-Anwendungen ist das inzwischen unverzichtbar, denn rechenintensive Trainingsprozesse mit GPU-Instanzen verursachen hohe Kosten, wenn sie nicht aktiv überwacht und optimiert werden. So lässt sich auch in komplexen Umgebungen effektiv IT-Kosten sparen.

Wie unterstützt KI dabei?
Viele moderne FinOps-Tools nutzen künstliche Intelligenz, um Kostenanomalien automatisch zu erkennen und Handlungsempfehlungen zu geben. Sie schlagen etwa vor, überdimensionierte Ressourcen zu verkleinern oder Workloads zeitlich zu verschieben. Damit gelingt es, Cloud-Ausgaben nicht nur manuell, sondern auch proaktiv und automatisiert zu steuern – ein wesentlicher Hebel der kurzfristigen IT-Kostensenkung.

Wo erfahren Sie mehr?
Grundlagen und Anwendungsbeispiele finden Sie bei der FinOps Foundation.

Security-Awareness-Trainings: Menschliches Risiko sofort senken

Was ist Security Awareness?
Awareness Trainings schulen Mitarbeitende darin, Cyberangriffe wie Phishing frühzeitig zu erkennen und richtig zu reagieren. Die Inhalte sind oft modular, digital und schnell einsatzbereit.

Warum hilft das?
Der Mensch ist häufig das Einfallstor für Sicherheitsvorfälle – mit hohen Folgekosten. Awareness Trainings senken dieses Risiko kurzfristig und nachhaltig. Besonders wirksam sind Programme, die Verhalten realitätsnah und kontinuierlich trainieren – etwa mit Phishing-Simulationen.

Wo erfahren Sie mehr?
Bei SoSafe erfahren Sie mehr zur Wirkung und Umsetzung von Security-Awareness-Trainings.

Mittelfristig: Strukturen hinterfragen, Prozesse optimieren

Nach der ersten Kostentransparenz folgt der nächste Schritt: die strukturelle Optimierung. Mittelfristige Ansätze zur IT-Kostensenkung richten den Blick auf die Kostenentstehung im Tagesgeschäft. Wer versteht, welche Bereiche welche Ressourcen verbrauchen, kann gezielt IT-Kosten reduzieren und zugleich die operative Effizienz steigern. Zwei Methoden schaffen hier die Grundlage: Activity Based Costing und ITIL. Ergänzend liefert Enterprise Architecture das notwendige Gesamtbild, um Abhängigkeiten zu erkennen und Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Activity Based Costing: Kosten dorthin bringen, wo sie entstehen

Was ist Activity Based Costing?
Activity Based Costing (ABC) ist ein Kostenrechnungsansatz, der Ausgaben verursachungsgerecht den tatsächlichen Nutzungseinheiten zuordnet. Im IT-Kontext bedeutet das: Kosten werden nicht pauschal verteilt, sondern einzelnen Geschäftsbereichen oder Services zugewiesen – je nachdem, wer sie in Anspruch nimmt.

Warum hilft das?
Wenn Fachbereiche die realen Kosten ihrer IT-Nutzung sehen, entsteht ein neues Kostenbewusstsein. Dadurch steigt die Bereitschaft, Ressourcen gezielter einzusetzen und auf überdimensionierte Leistungen zu verzichten. Das schafft die Grundlage, um nachhaltig IT-Kosten zu sparen.

Wo erfahren Sie mehr?
Eine praxisnahe Einführung zu Activity Based Costing in der IT finden Sie zum Beispiel bei internationalen Enterprise-Security-Frameworks wie COBIT oder in einschlägigen Controlling-Fachquellen.

ITIL: Prozesse standardisieren, Störungen vermeiden

Was ist ITIL?
Einfach erklärt: Hinter ITIL steckt kein starres Regelwerk, sondern ein praxiserprobter Werkzeugkasten für stabile IT-Prozesse. Ob bei Störungen, Änderungen oder komplexen Abläufen – das Framework hilft, Abläufe zu strukturieren und Fehler zu vermeiden.

Was bringt das konkret?
Weniger Chaos im Tagesgeschäft. Wer Prozesse klar definiert, spart Supportaufwand und reduziert Ausfallzeiten. ITIL macht das möglich – und unterstützt mit dem Modul „Financial Management“ auch dabei, Budgets besser zu planen und gezielter zu steuern.

Wo erfahren Sie mehr?
Einen kompakten Überblick über das komplexe Framework bekommen Sie bei PeopleCert.

Enterprise Architecture: Komplexität sichtbar machen

Wie unterstützt Enterprise Architecture?
Enterprise Architecture (EA) schafft ein einheitliches Abbild der gesamten IT-Landschaft – von Anwendungen über Infrastrukturen bis hin zu Datenflüssen. Durch diese Transparenz lassen sich Prozesse gezielt verschlanken, Abhängigkeiten erkennen und redundante Systeme identifizieren.

Warum lohnt sich das mittelfristig?
Wer die Architektur seiner IT kennt, kann sie gezielt weiterentwickeln. Dadurch lassen sich Doppelstrukturen abbauen, Konsolidierungspotenziale nutzen und dauerhaft IT-Kosten reduzieren, ohne damit operative Risiken einzugehen.

Wo erfahren Sie mehr?
Einen umfassenden Einstieg in das Thema bietet der Softwareanbieter LeanIX in seinem Guide.

Langfristig: Strategisch ausrichten, dauerhaft entlasten

Langfristige Maßnahmen zur IT-Kostensenkung greifen tiefer. Sie zielen darauf ab, Strukturen und Investitionen so auszurichten, dass die IT nicht nur effizienter wird, sondern ihren Beitrag zum Geschäftserfolg klar belegen kann. Zwei strategische Ansätze stehen dabei im Mittelpunkt: Technology Business Management und Lean IT. Ergänzt wird der Fokus zunehmend durch Nachhaltigkeitsziele – ein Faktor, der sowohl ökologisch als auch ökonomisch relevant ist.

Technology-Business-Management: IT im Geschäftskontext steuern

Was ist TBM?
TBM (Technology-Business-Management) ist ein strategisches Steuerungsmodell. Es verknüpft IT-Ausgaben systematisch mit Geschäftszielen und macht den Wertbeitrag der IT sichtbar. Kosten werden nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil einer Investition in unternehmerische Leistungsfähigkeit verstanden.

Warum hilft das?
Mit TBM können Verantwortliche fundierter entscheiden, welche Investitionen sich lohnen und wo sich IT-Kosten reduzieren lassen, ohne den geschäftlichen Nutzen zu gefährden. Gleichzeitig verbessert sich die interne Kommunikation: Wenn IT-Kosten verständlich im Business-Kontext erklärt werden, steigt die Akzeptanz für geplante Maßnahmen.

Wo erfahren Sie mehr?
Ein guter Einstieg findet sich beim TBM Council.

Lean IT: Effizienz statt Verschwendung

Was ist Lean IT?
Lean IT überträgt die Prinzipien der Lean-Philosophie auf die IT. Ziel ist es, alle Prozesse konsequent auf Kundennutzen auszurichten und dabei alles zu eliminieren, was keinen Mehrwert schafft. Das gilt für überflüssige Tools ebenso wie für doppelte Datenpflege oder unklare Zuständigkeiten.

Warum ist das wirksam?
Wer Lean verinnerlicht, spart nicht nur kurzfristig. Die kontinuierliche Verbesserung reduziert dauerhaft den Aufwand für Betrieb, Wartung und Administration. Damit ist Lean IT ein zentraler Hebel, um nachhaltig IT-Kosten zu sparen – auch jenseits einzelner Budgetzyklen.

Wo erfahren Sie mehr?
Eine verständliche Einführung in die Kernprinzipien von Lean, die sich auf die IT übertragen lassen, finden Sie zum Beispiel bei Atlassian.

Green IT: Nachhaltigkeit als wirtschaftlicher Faktor

Wie passt Green IT ins Bild?
Energieeffizienz und Ressourcenschonung werden zunehmend zum Bestandteil strategischer IT-Planung. Im Rahmen von Lean IT lassen sich Rechenzentren, Arbeitsplatzkonzepte oder Hardwarebeschaffung so gestalten, dass sie nicht nur ökologisch sinnvoll sind, sondern auch langfristig Betriebskosten senken.

Warum lohnt sich das?
Nachhaltigkeit ist kein Kostenfaktor, sondern ein Effizienzthema. Wer frühzeitig auf ressourcenschonende Technologien setzt, reduziert laufende Aufwendungen und erfüllt zugleich steigende ESG-Anforderungen. Auch das ist ein Beitrag zur langfristigen IT-Kostensenkung.

Wo erfahren Sie mehr?
Das Umweltbundesamt beleuchtet die Potenziale einer umweltfreundlichen und ressourcenschonenden Informationstechnik.

16 praktische Tipps zur IT-Kostensenkung

Die vorgestellten Strategien liefern das strategische Gerüst – jetzt kommt die operative Umsetzung: In den folgenden 16 praktischen Tipps zeigen wir auf, wie Sie konkret und zielgerichtet IT-Kosten senken und dauerhaft reduzieren können. 

Die Tipps sind nach Schlüsselbereichen gegliedert – von Outsourcing über Cloud und Infrastruktur bis hin zu Lizenzmanagement, Prozessoptimierung und IT-Security. Jeder Bereich bietet Hebel, die sich mit überschaubarem Aufwand realisieren lassen und direkt zur IT-Kostensenkung beitragen.

Outsourcing gezielt einsetzen

1. Standardservices extern bereitstellen
24/7-Support oder Infrastrukturbetrieb lassen sich meist günstiger extern abbilden. So reduzieren Sie Fixkosten und IT-Outsourcing-Kosten, ohne den Betrieb zu gefährden.

2. Kritische Funktionen intern absichern
Core-Security-Komponenten wie Incident Response sollten intern bleiben, um schnell handlungsfähig zu bleiben. Security Awareness dagegen lässt sich effizient auslagern. SoSafe liefert externe Trainings, die intern wirken und die Sicherheitskultur stärken.

Interne Resilienz systematisch aufbauen

Demo buchen

SoSafe stärkt Ihr Team und senkt langfristig IT-Kosten.

Cloud & Infrastruktur optimieren

3. Cloud-Instanzen regelmäßig anpassen (Rightsizing)
Viele Cloud-Ressourcen sind überdimensioniert. Durch Rightsizing senken Sie dauerhaft Betriebskosten, ohne auf Leistung zu verzichten.

4. Planbare Workloads effizient betreiben
Reserved oder Spot Instances helfen dabei, vorhersehbare Aufgaben günstiger auszuführen. Das schafft mehr Planbarkeit und hilft, gezielt IT-Kosten zu reduzieren.

5. On-Premise als Alternative prüfen
Bei konstant hoher Auslastung kann die eigene Infrastruktur wirtschaftlicher sein. Ein Abgleich lohnt sich – sowohl technisch als auch finanziell.

6. Server konsolidieren und virtualisieren
Unterausgelastete Server verursachen laufende Kosten. Durch Konsolidierung und moderne Virtualisierung lassen sich diese IT-Kosten sparen und eine dauerhafte IT-Kostensenkung erzielen.

Lizenz- & Softwarekosten kontrollieren

7. Softwarelizenzen aktiv verwalten (SAM)
Ein professionelles Lizenzmanagement identifiziert ungenutzte Software („Shelfware“) und reduziert versteckte Ausgaben nachhaltig.

8. Tool-Landschaft konsolidieren
Zahlreiche Nischenlösungen verursachen unnötige Lizenz- und Supportkosten. Ein Wechsel zu integrierten Plattformen unterstützt die IT-Kostensenkung durch geringen Pflegeaufwand.

9. Open Source gezielt einsetzen
Offene Software kann Lizenzkosten verringern, sofern Sicherheit und Support gewährleistet sind. So bleibt die IT flexibel und wirtschaftlich.

Prozessmanagement & Hardwarebetrieb effizient gestalten

10. Standardanfragen automatisieren
Self-Service-Portale für Passwort-Resets oder Zugriffsrechte entlasten die IT. Das steigert die Produktivität und senkt Supportkosten.

11. Lifecycle-Management frühzeitig planen
Wer Hardware strategisch beschafft, spart durch Mengenrabatte und bessere Lieferbedingungen. So werden ungeplante IT-Kosten vermieden.

12. TCO ganzheitlich betrachten
Nicht der Kaufpreis, sondern Betrieb, Wartung und Integration bestimmen die wahren Kosten. Eine ganzheitliche Bewertung ist deshalb wichtig für die IT-Kostenoptimierung und eine nachhaltige IT-Kostensenkung.

IT-Security zur Kostenreduktion nutzen

13. Sicherheitsvorfälle aktiv vermeiden
Laut IBM-Report 2025 kosten Datenlecks in Deutschland im Schnitt 3,87 Millionen Euro. Prävention reduziert dieses Risiko signifikant.

14. Awareness-Programme implementieren
Awareness-Trainings für Mitarbeitende, zum Beispiel mit SoSafe, senken Phishing-Erfolgsraten. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Reaktionszeit und Spezialressourcen – und trägt direkt zur IT-Kostensenkung bei.

Security Awareness mit Wirkung

Demo buchen

Mit SoSafe Risiken senken und IT-Kosten sparen.

15. Security by Design berücksichtigen
Sicherheitsaspekte sollten von Beginn an in Projekte integriert werden. Das reduziert spätere Anpassungskosten und minimiert Schwachstellen.

16. Auf Incident-Response-Kosten vorbereitet sein
Je besser das Unternehmen vorbereitet ist, desto geringer die Ausgaben bei einem Vorfall. Awareness und Prozesse entscheiden über die Effizienz.

IT-Kosten-Benchmarking: Wissen, wo man steht

Wer IT-Kosten senken will, sollte wissen, wie hoch sie im Branchenvergleich tatsächlich sind. Ein systematisches IT-Kosten-Benchmarking hilft dabei, Abweichungen zu erkennen, Prioritäten zu setzen und tragfähige Entscheidungen zu treffen. Dabei geht es nicht nur um absolute Zahlen, sondern um die Einordnung im Kontext – je nach Unternehmensgröße, Branche und Digitalisierungsgrad.

Ein aussagekräftiger Benchmark vergleicht Kennzahlen wie IT-Ausgaben pro Mitarbeitendem, den Anteil der IT-Kosten am Gesamtbudget oder die Betriebskosten pro Anwendung. Je nach Branche und Unternehmensmodell liegen diese Werte weit auseinander – und sind ohne Kontext nur schwer bewertbar.

Drei fiktive Benchmark-Beispiele:

• Mittelständisches Industrieunternehmen mit 500 Mitarbeitenden und eigener IT-Abteilung
  IT-Kosten pro Mitarbeitendem: 4.800 Euro pro Jahr
  Branchenschnitt: ca. 5.500 Euro
  Die Gesamtausgaben wirken im Vergleich effizient. Eine genauere Analyse zeigt jedoch: 20 % der Lizenzkosten entfallen auf ungenutzte CAD-Tools, die über zentrale Rahmenverträge beschafft wurden. Zusätzlich fehlt ein konsequentes Software Asset Management.
  Ansatzpunkte: Lizenzbereinigung, Cloud-Ressourcen-Optimierung, selektives Outsourcing von Supportleistungen.
• Digitalagentur mit 200 Mitarbeitenden, stark wachsendes Projektgeschäft
  IT-Kosten pro Mitarbeitendem: 11.200 Euro pro Jahr
  Branchenschnitt (Agenturen/Digitalwirtschaft): 10.000 Euro
  Überdurchschnittliche Werte sind in Teilen erklärbar: Hohe Investitionen in Entwicklerumgebungen, Security-Tools und hybride Arbeitsplätze. Allerdings zeigen sich in der Analyse überlappende Tools für Projektmanagement und Kommunikation.
  Ansatzpunkte: Tool-Stack konsolidieren, Mitarbeitende durch Awareness-Trainings befähigen, FinOps für KI-gestützte Workloads einführen.
• Versicherung mit 1.500 Mitarbeitenden, historisch gewachsene IT-Landschaft
  Anteil der IT-Kosten am Umsatz: 6,5 %
  Branchenschnitt (Versicherungen): 4,2 %
  Die Analyse zeigt, dass veraltete Legacy-Systeme überdurchschnittlich hohe Betriebs- und Supportkosten verursachen. Zusätzlich fehlen automatisierte Prozesse für Standardanfragen.
  Ansatzpunkte: ITIL-basierte Prozessoptimierung, schrittweise Ablösung von Alt-Systemen, Investitionen in Self-Service-Portale und Lifecycle-Management.

Ein wirksames Benchmarking braucht verlässliche Daten. Hier unterstützt Enterprise Architecture (EA). Sie schafft eine einheitliche Sicht auf die gesamte IT-Landschaft – von Applikationen über Infrastruktur bis zu Services – und liefert damit die Basis für belastbare Vergleiche. Nur wer weiß, was die eigene IT leistet und kostet, kann gezielt IT-Kosten reduzieren, ohne an der falschen Stelle zu sparen. Sie möchten wissen, wie viel Ihr Unternehmen durch Awareness langfristig sparen kann? Wir zeigen es Ihnen – gleich starten.